Meetings niet opnemen
Per meeting kan je eventueel opnemen uit zetten. Je krijgt dan ook geen samenvatting gemaakt door AI, dus het is aan te raden om deze functionaliteit altijd aan te laten staan, tenzij de klant bezwaar heeft.
Waar je de keuze maakt
De optie Meeting opnemen staat als optie in de volgende vensters:
- Meeting plannen en Meeting bewerken vanuit het huishouden.
- Huishouden aanmaken wanneer je daar meteen een meeting inplant.
- Nieuw template en Template bewerken bij afspraak-templates.
De functie staat standaard aan.
Wat opnemen betekent
Als opnemen aan staat:
- De audio van het gesprek wordt opgenomen via Lumeo.
- Na afloop genereert AI automatisch een samenvatting in de taal die je voor de meeting hebt ingesteld.
In de wachtkamer en in het detailvenster van de meeting zie je een melding dat de meeting opgenomen wordt en samengevat door AI. De klant ziet in de wachtkamer dat hij door deel te nemen akkoord gaat met de opname.
Wat niet-opnemen betekent
Als opnemen uit staat:
- Er wordt geen audio opgenomen en geen transcriptie gemaakt.
- Er wordt geen AI samenvatting gegenereerd.
- Je kan op de samenvattings pagina alsnog handmatig een samenvatting schrijven en die met het huishouden delen, op dezelfde manier als bij een opgenomen meeting.
- In de wachtkamer en in het detailvenster van de meeting staat duidelijk dat de meeting niet wordt opgenomen. De klant ziet hetzelfde.
Bij een fysieke afspraak blijft de knop Opnemen zichtbaar in het meeting-overzicht, ook als opnemen uitstaat. Zo kan je tijdens of vlak voor de meeting nog van gedachten veranderen en alsnog opnemen. Een tooltip op de knop geeft aan dat opnemen uitstaat maar dat je alsnog kan opnemen als je je bedenkt.
Bewerken na het inplannen
Je kan de keuze later aanpassen via Meeting bewerken. Bij een geplande meeting wordt de instelling van de meeting meteen meegewijzigd, zodat de meeting bij de start de juiste instelling gebruikt. Voor meetings die al voorbij zijn heeft het wijzigen van de functie geen effect meer.
Afspraaktypes en boekingen
In een afspraak-template stel je een standaard in voor alle meetings die via dat template geboekt worden. Boekt een klant via dat afspraak-template, dan wordt de instelling overgenomen op de aangemaakte meeting.
Wil je voor één specifieke geboekte meeting de keuze omdraaien, pas dat dan aan via Meeting bewerken op die meeting zelf. Het afspraak-template zelf hoeft daarvoor niet gewijzigd te worden.