Meetings niet opnemen
Per meeting kan je het opnemen uit zetten. Je krijgt dan ook geen samenvatting gemaakt door AI, dus het is aan te raden om deze functionaliteit altijd aan te laten staan, tenzij de klant bezwaar heeft natuurlijk.
Waar je de keuze maakt
De functie staat standaard aan voor elke meeting. In de 'wachtruimte' (voordat je het gesprek in gaat) kan je de opname uitzetten, en ook tijdens het gesprek kan je de opname uitzetten.
Let op: als je de opname uit zet tijdens het gesprek is dit geen pauze van opnemen, maar wordt de opname volledig gestopt en de opname van het gesprek tot dan wordt verwijderd.
Wat opnemen betekent
Als opnemen aan staat:
- De audio van het gesprek wordt opgenomen via Lumeo.
- Na afloop genereert AI automatisch een samenvatting in de taal die je voor de meeting hebt ingesteld.
In de wachtkamer en in het detailvenster van de meeting zie je een melding dat de meeting opgenomen wordt en samengevat door AI. De klant ziet in de wachtkamer dat hij door deel te nemen akkoord gaat met de opname.
Wat niet opnemen betekent
Als opnemen uit staat:
- Er wordt geen audio opgenomen en geen transcriptie gemaakt.
- Er wordt geen AI samenvatting gegenereerd.
- Je kan op de samenvattings pagina alsnog handmatig een samenvatting schrijven en die met het huishouden delen, op dezelfde manier als bij een opgenomen meeting.
- In de wachtkamer en in het detailvenster van de meeting staat duidelijk dat de meeting niet wordt opgenomen. De klant ziet hetzelfde. Ook als je tijdens het gesprek de opname stopt, ziet de klant meteen bovenin 'Wordt niet opgenomen'.
Bij een fysieke afspraak blijft de knop Opnemen zichtbaar in het meeting-overzicht, ook als opnemen uitstaat. Zo kan je tijdens of vlak voor de meeting nog van gedachten veranderen en alsnog opnemen.
Afspraaktypes en boekingen
In een afspraak-template stel je een standaard in voor alle meetings die via dat template geboekt worden. Boekt een klant via dat afspraak-template, dan wordt de instelling overgenomen op de aangemaakte meeting.
Net zoals bij alle andere meetings kan je dan vlak voor of nog tijdens de meeting deze instelling alsnog veranderen als je dat wilt.
Opname en samenvatting verwijderen
Ga in het menu naar 'Audio-opname', hier kan je op verwijderen klikken en daarmee wordt dan de opname + het transcript verwijdert. De samenvatting blijft bewaard.