Afspraak-templates zodat klanten meetings kunnen inplannen
Als je je agenda hebt gekoppeld kun je afspraak-templates aanmaken waarmee klanten zelf een meeting kunnen boeken. Handig!
Beschikbaarheid instellen
Voordat je een afspraak-template aanmaakt moet je eerst je beschikbaarheid instellen.
Dit doe je via Profiel (je foto rechtsboven in het menu) → Beschikbaarheid, daar stel je in op welke momenten klanten afspraken kunnen inplannen:
- Per dag aangeven wanneer je beschikbaar bent
- Tijdsloten definiëren (bijv. 9:00-12:00, 13:00-17:00)
- Uitzonderingen toevoegen voor vakanties of vrije dagen
Het systeem combineert deze beschikbaarheid met de beschikbaarheid in je gekoppelde agenda en toont alleen vrije momenten aan klanten als deze via de link een afspraak inplannen.
Afspraak-template aanmaken
Dit doe je via Profiel (je foto rechtsboven in het menu) → Afspraak-templates
Wie kan boeken
Als eerste kies je wie er met dit template kan boeken:
- Knop op klant-dashboard: de huishoudens die aan jou zijn gekoppeld zien op hun dashboard een knop ‘boek een meeting’
- Link voor klanten: een link die je met klanten kan delen. Klanten moeten eerst inloggen voordat ze een meeting kunnen inplannen.
- Link voor niet-klanten: een link die jet met niet-klanten kan delen, handig voor potentiële klanten / prospects.
Daarna stel je een aantal dingen qua planning zoals de duur, buffer tussen afspraken, vanaf wanneer klanten kunnen boeken etc.
Vragen
Bij de laatste stap kies je de vragen. Je kan kiezen voor:
- Standaard: we vragen naam + email + ‘Opmerkingen / vragen’ als niet-verplichte vraag
- Vragenlijst: kies een vragenlijst die je hebt aangemaakt
Voorbeeld
Hieronder zie je hoe het eruit ziet als er twee afspraak-templates zijn aangemaakt:
Een afspraak-link delen
Als je een afspraak-template hebt aangemaakt dan kan je deze gemakkelijk delen door naast de link op het icoontje te klikken.
Ook de afspraak-template die je gebruikt om weer te geven als knop op klant-dashboards heeft een link.
Stel dat een bestaande klant je via de mail vraagt om een meeting te plannen, dan kan je gemakkelijk die link sturen. Dat is een stuk sneller dan dat de klant het volgende moeten doen: naar Lumeo dashboard gaan, inloggen, zoeken, op de knop klikken…
Hoe werkt het als een klant een meeting boekt?
Klanten kiezen een datum en tijd, vullen hun gegevens in (en eventueel een vragenlijst als je deze hebt gekoppeld), en boeken de afspraak. De afspraak verschijnt direct in jouw agenda, zelf sta je als organisator natuurlijk direct op ‘geaccepteerd’. De klant krijgt een uitnodiging via jouw gekoppelde agenda.
Klanten kunnen bij het boeken optioneel extra gasten toevoegen. Iedereen ontvangt een agenda-uitnodiging.
Wil je zelf eens zien hoe het inplannen van een afspraak eruit ziet voor een klant? Kopieer de afspraak-link en plak 'm in de browser, en plan een afspraak in met jezelf 😄. Zorg wel dat je inplant met een e-mailadres dat anders is dan je adviseurs e-mailadres.
Wanneer iemand boekt die nog geen klant is
Wanneer iemand boekt die nog geen klant is, wordt automatisch een prospect aangemaakt. Je kunt deze later optioneel omzetten naar een klant.