Afspraak-templates zodat klanten meetings kunnen inplannen

Als je je agenda hebt gekoppeld kun je afspraak-templates aanmaken waarmee klanten zelf een meeting kunnen boeken. Handig!

Beschikbaarheid instellen

Voordat je een afspraak-template aanmaakt moet je eerst je beschikbaarheid instellen.

Dit doe je via Profiel (je foto rechtsboven in het menu) → Beschikbaarheid, daar stel je in op welke momenten klanten afspraken kunnen inplannen:

• Per dag aangeven wanneer je beschikbaar bent
• Tijdsloten definiëren (bijv. 9:00-12:00, 13:00-17:00)
• Uitzonderingen toevoegen voor vakanties of vrije dagen

Het systeem combineert deze beschikbaarheid met de beschikbaarheid in je gekoppelde agenda en toont alleen vrije momenten aan klanten als deze via de link een afspraak inplannen.

Afspraak-template aanmaken

Dit doe je via Profiel (je foto rechtsboven in het menu) → Afspraak-templates

Wie kan boeken

Als eerste kies je wie er met dit template kan boeken:

• Knop op klant-dashboard: de huishoudens die aan jou zijn gekoppeld zien op hun dashboard een knop ‘boek een meeting’
• Link voor klanten: een link die je met klanten kan delen. Klanten moeten eerst inloggen voordat ze een meeting kunnen inplannen.
• Link voor niet-klanten: een link die jet met niet-klanten kan delen, handig voor potentiële klanten / prospects.

Daarna stel je een aantal dingen qua planning zoals de duur, buffer tussen afspraken, vanaf wanneer klanten kunnen boeken etc.

Meeting opnemen

In de tweede stap kies je ook of je deze meeting automatisch wil laten opnemen en samenvatten door AI. Het is sterk aan te raden dit aan te laten staan, je kan later per meeting dit altijd nog wijzigen.

In de laatste stap kies je:

Vragen

Je kan kiezen voor:

• Standaard: we vragen naam + email + ‘Opmerkingen / vragen’ als niet-verplichte vraag
• Vragenlijst: kies een vragenlijst die je hebt aangemaakt. Het is heel handig om vragenlijsten op kantoor aan te maken, en deze steeds te gebruiken. Meer hierover in de link onder 'Gerelateerde artikelen' onderaan deze pagina.

E-mail herinneringen

Of deelnemers van de meeting een herinnering krijgen per e-mail.

Doorsturen naar eigen web-pagina na het inplannen van een afspraak

Deze persoon zal worden doorgestuurd naar een pagina naar keuze. Dit zal meestal naar een pagina op jouw website zijn, waar je bijvoorbeeld op zet "Bedankt voor het inplannen van de afspraak, hier is meer informatie".

We raden dan ook aan om niet door te sturen naar jouw homepagina, dat kan verwarrend zijn voor mensen die de afspraak inplannen.

Hoe ziet de bevestiging eruit voor de klant?

Als iemand een afspraak heeft ingepland dan ziet deze persoon een bevestiging op het scherm, zie de screenshot hieronder.

Voorbeeld

Hieronder zie je hoe het eruit ziet als er twee afspraak-templates zijn aangemaakt:

Een afspraak-link delen

Als je een afspraak-template hebt aangemaakt dan kan je deze gemakkelijk delen door naast de link op het icoontje te klikken.

Hoe werkt het als een klant een meeting boekt?

Klanten kiezen een datum en tijd, vullen hun gegevens in (en eventueel een vragenlijst als je deze hebt gekoppeld), en boeken de afspraak. De afspraak verschijnt direct in jouw agenda, zelf sta je als organisator natuurlijk direct op ‘geaccepteerd’. De klant krijgt een uitnodiging via jouw gekoppelde agenda.

Klanten kunnen bij het boeken optioneel extra gasten toevoegen. Iedereen ontvangt een agenda-uitnodiging.

Wanneer iemand boekt die nog geen klant is

Wanneer iemand boekt die nog geen klant is, wordt automatisch een prospect aangemaakt. Je kunt deze later optioneel omzetten naar een klant.